Manajemen Perubahan

Konsep Dasar Manajemen Perubahan

Pengertian dari perubahan yaitu suatu upaya yang dilakukan oleh manajemen guna melakukan perubahan berencana menggunakan jasa / bekerjasama intervenes atau konsultan. Agar organisasi tersebut tetap survive dan bahkan mencapai puncak berkembangnya.

Tujuan dan manfaat dari manajemen

            Perubahan memang mempunyai manfaat pada kelangsungan hidup pada suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka akan diperkirakan bahwasanya umur hidup suatu organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan juga membuat suatu organisasi tidak selalu statis melainkan dinamis sehingga dapat menghadapi perkembangan zaman, kemajuan teknologi dan di bidang kelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan berkualitas.

Tipe Perubahan

            Adapun tipe-tipe perubahan yang terdiri dari 3 tipe, ketiga tipe mempunyai strategi manajemen  tersendiri yang berbeda-beda dalam mengahadapi perubahan. Tiga macam itu adalah :

1.      Perubahan Rutin, perubahan yang telah dibangun dan direncanakan melalui organisasi.

2.      Perubahan Peningkatan, suatu perubahan yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai oleh sebuah organisasi.

3.      Perubahan Inovatif, perubahan yang telah mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanan.

Macam-macam perubahan

1.      Perubahan berencana

2.      Perubahan tidak berencana

a. Perubahan Berencana                                                        

1.      Perubahan yang disengaja / bahkan direkayasa oleh pihak manajemen

2.      Penerapan pengetahuan tentang manusia secara sistematis dan tepat dengan maksud melakukan tindakan yang berarti

3.      Usaha untuk mengumpulkann, menggunakan datadan informasi guna memecahkan suatu persoalan social

4.      Perubahan yang dilakukan secara sengaja, lebih banyak dilakukan atas kemauan sendiri, sehingga proses perubahan itu lebih banyak diusahakan oleh system itu sendiri

b. Perubahan tidak berencana

1.      Perubahan secara tiba-tiba

2.      Perubahan secara perkembangan

Perubahan untuk mencapai sukses

            Tujuan perubahan adalah kea rah sukses organisasi. Dapat diperhatikan orang sukses disekitar kita, pastilah kesuksesan mereka dicapai dengan melakukan perubahan. Henry Frod, Mahatma Gandhi dan Bill Gates merupakan contoh orang-orang sukses yang meraih prestasi gemilang dengan malakukan perubahan.

Mengapa perlu melakukan perubahan ?

            ” Change Manajement ” telah menjadi suatu perdebatan topic yang terpopuler di dalam dunia maya akhir-akhir decade ini. Kebutuhan untuk berubah dimotori dengan revolusi di dalam bidang teknologi. Di era digital ini, seorang pembisnis atau sebuah perusahaan tidak dapat memenangkan satu pertandingan dalam arena persaingan. Untuk sukses yang diperlukan adalah kemenangan berkelanjutan. Jadi, kita tidak bias lagi merasa puas karena telah meraih prestasi. Kita dituntut untuk terus meraih prestasi. Untuk itu, perlu dilakukan perubahan yang terus menerus.

            Dengan semakin banyak orang yang masuk ke dalam bursa kerja, makin ketat kita dalam persiangan untuk mendapatkan pekerjaan. Misalkan dalam sebuah Job Fair yang menawarkan sekitar 3000 pekerjaan yang dibanjirin oleh 10.000 orang yang mencari kerja. Persiangan di dalam negeri saja sudah sulit, apalagi ditambahnya pekerja asing yang masuk kedalam negeri. Otomatis persaingan menjadi lebih ketat.

            Biasanya orang-orang yang menawarkan perubahan adalah orang yang terpilih. Hanya orang-orang yang mempunyai kemampuan perubahanlah yang akan di pertahankan dalam dunia kerja. Makhluk hidup secara alami juga mengalami perubahan fisik dari lahir. Disetiap perkembangan harus ada perubahan. Jika tidak mengalami perubahan, maka makhluk hidup akan merasa kesulitan dalam mencari makan, berkembang biak bahkan bias saja tidak dapat bertahan hidup. Jadi, perubahan bukan lagi hal yang dibutuhkan tetapi perubahan adalah hal yang diharuskan bagi kehidupan. Tidak ada perubahan tidak ada daya juang untuk terus hidup.

Mengapa harus dengan perubahan?

Walaupun perubahan merupakan suatu hal yang diharuskan tapi biasa nya kita merasa ragu atau enggan dalam melakukan perubahan karena terdapat tiga alasan. Pertama, rasa takut. memang rasa takut ini sering menyelemuti diri kita. sebagian dari kita juga menganggap bahwa perubahan ibarat kita masuk dalam ruang kegelapan. Kita tidak tahu apa yang ada di depan kita, mungkinkah batu, lubang atau hal lain yangdapat melukai kita. Beda dengan kita melangkah menuju ruang yang terang. Walaupun di depan kita ada batu, lubang atau hal lain kita dapat menghindarinya.

Kedua, resiko merupakan salah satu dari 3 alasan perubahan. Untuk mengubah orang yang sebelumnya pengangguran menjadi pengusaha, membutuhkan perubahan yang panjang. Jika kita ingin membuka suatu usaha, resiko yang akan kita hadapi juga besar, bias berupa kerugian bahkan kegagalan dalam berbisnis. Sedangkan apabila kita melamar pekerjaan resiko yang harus kita hadapi seperti penolakan bahkan bisa sampai-sampai di PHK. Namun apabila ingin berkarir kejenjang yang lebih tinggi kita harus mempersembahkan prestasi bagi perusahaan. Mungkin prestasi ini bisa berupa ide yang kita sampaikan kepada pimpinan. Namun resiko yang harus kita hadapi juga ada bisa berupa penolakan berupa ide. Semua resiko, penolakan atau PHK memang menyakitkan. Tidak heran banyak dari kita nyaman dengan kondisi kita, enggan melakukan perubahan.

Ada perubahan pasti ada kesulitan. Kesulitan mencari modal, memproduksi barang, melamar pekerjaan, PHK dan lain sebagainya.

Apa yang perlukan dalam perubahan?

            Menurut John Taylor, salah seorang petinggi di perusahaan otomotif General Motor, perubahan tidaklah udah untuk dilakukan. Dalam melakukan  perubahan pasti ada kesulitan, kegagalan dan masalah yang nantinya akan dihadapi. Semua itu memang bagian dari perubahan. Untuk itu, menurut John Taylor, dalam melakukan perubahan diperlukan keberania, imaginasi dan komitmen. Tanpa ketiga hal ini, perubahan akan kandas ditengah jalan sebelum berubah wujud menjadi sukses gemilang. Keberanian juga membutuhkan pengambilan keputusan yang sulit untuk mengatasi ketidakpastian, ketakutan dan resiko yang bisa mengubah seorang untuk mengambil keputusan dalam dirinya sendiri demi melakukan perubahan.

Imaginasi diperlukan untuk melihat kearah mana perubahan yang akan kita lakukan

            Komitmen dibutuhkan untuk tetap focus pada usaha untuk meraih sukses walaupun harus menghadapi berbagai hambatan, kesulitan dan masalah. Menurut Emily Lawson dan Colin Price dalam artikel mereka “The Psychology of Change Management” yang muncul dalam edisi khusus dari The McKinsey Quarterly 2003 mengatakan bahwa untuk melakukan perubahan diperlukan perubahan dalam cara berpikir (mindset transformation). Kedua pengarang ini menganjurkan pada pimpinan perusahan yang akan membawa perubahan dalam organisasi yang mereka pimpin untuk memprioritaskan perubahan mindset para karyawan mereka.

Menurut Lawson dan Price, motor dari perubahan adalah orang-orang yang melakukan perubahan tersebut. Untuk membuat orang-orang ini mau melaksanakannya, diperlukan usaha untuk mengubah cara berpikir mereka, misalnya melalui training, coaching, dan contoh konkrit dari tingkah laku para pemimpin di perusahaan tersebut.

Menurut Dennis Hope dalam artikelnya “Darwin Did It” yang muncul di majalah Inggris “The Reviews” edisi February 2001 mengutip pendapat George Binney dan Colin williams yang menggaris bawahi perlunya “sense of urgency” dan Visi yang jelas yang dapat digunakan sebagai tuntunan arah perubahan yang akan dilakukan. Sense of urgency bisa muncul dari krisis, kegagalan, masalah, ancaman bangkrut, ataupun kebingungan yang dialami seseorang ataupun sebuah perusahaan, sedangkan visi yang jelas bisa diformulasikan dan dikomunikasikan dengan jelas kepada seluruh jajaran yang terlibat dalam pelaksanaan perubahan agar bisa saling mendayung kearah tujuan yang sama.

Bagaimana melakukan perubahan?

        Ada banyak cara untuk melakukan perubahan. Namun, cara-cara ini yang pernah dilakukan oleh para pembisnis kondang, maupun yang diusulkan oleh  konsultan bisnis. Jack Welsh, telah memberikan dua cara ampuh yang telah membantunya mengubah GE menjadi perusahaan raksasa kelas dunia. Pertama, “Destroy Your Business” (DYB). Ketika Jack Welsh memimpin GE, ia tidak menerapkan Strategi Planning seperti yang dilakukan oleh para pemimpin perusahaan lain. Ia menerapkan DYB untuk menimbulkan “sense of urgency” pada para jajarannya untuk melakukan perubahan. Melalui DYB, Jack Welch mengajak karyawan GE untuk mengidentifikasi kelemahan GE dan faktor-faktor lain yang bisa menghancurkan usaha GE di masa depan.

Kedua yang diterapkan adalah “Grow Your Business” (GYB) untuk memacu jajaran GE untuk memikirkan strategi ampuh mengatasi kelemahan dan tantangan yang dihadapi, dan memacu pertumbuhan GE agar tidak hanya tetap eksis, tetapi juga menjadi lebih baik dari kondisi yang sekarang relatif terhadap para pesaingnya baik yang besar ataupun yang kecil.

Cara-cara berikut ini disampaikan oleh Nicholas Morgan dalam artikelnya yang muncul di fastcompany. com edisi November 1996.Pertama adalah membuka pikiran kita terhadap berbagai ide yang ada di sekeliling kita. Ide-ide ini bisa kita jadikan masukan yang berharga untuk melakukan perubahan. Misalnya kita ingin memulai usaha baru, kita perlu mensurvey (misalnya: di buku-buku, majalah, internet, forum diskusi, interview, pengamatan) ide-ide mengenai usaha baru yang diminati, atau startegi-strategi yang telah dilakukan oleh pengusaha-pengusaha yang telah sukses.

Kedua adalah melakukan networking seluas-luasnya untuk mendapat ide-ide perubahan yang sebanyak-banyaknya. Dari ide-ide ini bisa kita pilih yang terbaik, atau bisa kita kombinasikan menjadi ide baru. Ed Schein, pakar dibidang manajemen perubahan menekankan perlunya mengalokasikan waktu untuk pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk melakukan perubahan. Jika kita ingin meraih kesempatan untuk mendapat promosi ke jenjang karir yang lebih tinggi, kita perlu melengkapi diri kita tentang persyaratan, tugas dan tanggung jawab orang yang berada pada posisi yang kita targetkan. Dengan demikian, ketika kesempatan promosi ada di depan mata, kita bisa menunjukkan bahwa kita sudah siap untuk itu. Sedangkan ditingkat perusahaan, pimpinan perusahaan perlu menyiapkan sumber daya manusianya dengan ketrampilan dan informasi yang diperlukan untuk melakukan perubahan dari perusahaan yang hanya menjejakan kaki pada bisnis dunia nyata, menjadi perusahaan yang melengkapi usaha dunia nyata dengan meraih juga kesempatan berbisnis di dunia maya.

Dori DiGenti, pimpinan perusahan konsultan Learning Mastery menyebutkan perlunya menyusun rencana implementasi dari perubahan yang akan dilakukan dengan memasukan etape-etape ataupun pos-pos sukses kecil yang mungkin diraih sebelum mencapai sukses besar. Untuk itu, perlu tujuan sukses perlu di “breakdown” menjadi sukses-sukses kecil yang bisa memacu motivasi untuk melaju ke langkah selanjutnya menuju arah perubahan yang telah dipetakan.

Pihak yang terlibat dalam perubahan

            Kemudian juga hal yang harus kita bicarakan mengenai perubahan yaitu profil orang-orang yang terlibat dalam perubahan. Profil tersebut setidaknya dapat menginformasikan dari semua orang yang terlibat dalam perubahan. Dari setiap profil perorangan, mempunyai prioritas dan minat tersendiri, tergantung pada diri orang sendiri.  Kebijaksanaan dan diplomasi juga harus ada dalam perubahan pada kelompok. Pesan yang sama juga di sampaikan pada semua orang, bagaimanapun penting nya, perlu di cermati hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok.

            Penyesuain pesan tersebut penting, agar satu suara kemudian dapat bekerja secara efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok. Dengan ini setiap orang akan merasa di hargai.

Tahap dalam manajemen perubahan

        Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya.  Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan.  Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.   Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan.  Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik.  Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.

Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi  secara benar.

Jenis-jenis Strategi Manajemen Perubahan :

Political strategy : Pemahaman mengenai struktur kekuasaan yg terdapat dalam sistem sosial.

Economic Strategy : Pemahaman dalam memegang posisi pengaturan sumber ekonomik, yaitu memegang posisi kunci dalam proses perubahan berencana.

Academic Strategy : Pemahaman bahwa setiap manusia itu rasional, yaitu setiap orang sebenarnya akan bisa menerima perubahan, manakala kepadanya disodorkan data yg dapat diterima oleh akal sehat(Rasio).

Enginering Strategy : Pemahaman bahwa setiap perubahan menyangkut setiap manusia.

Military Strategy : Pemahaman bahwa perubahan dapat dilakukan dengan kekerasan/ paksaan.

Confrontation Strategy : Pemahaman jika suatu tindakan bisa menimbulkan kemarahan seseorang, maka orang tersebut akan berubah.

Applied behavioral science Model : Pemahaman terhadap Ilmu perilaku.

Followship Strategy : Pemahaman bahwa perubahan itu dapat dilakukan itu dapat dilakukan dengan mengembangkan prinsip kepengikutan.